7 полезных советов: как подготовиться к выставке

В данной статье я поделюсь основными моментами, о которых стоит подумать заранее чтобы не забыть что-то важное при подготовке к выставке. В следующих публикациях я расскажу о том, как привлечь внимание на выставке, как сэкономить на выставочном бюджете и получить от выставки максимум.

Итак, вы собрались участвовать в выставке.  С чего начать?

1. Четко сформулируйте цель и задайте себе вопрос: “Что компания хочет получить от участия в  выставке?”  Ответов здесь может быть несколько: создание имиджа перед партнерами, знакомство с потенциальными клиентами и конкурентами (себя показать, на других посмотреть), презентация товара-новинки.  В соответствии с целью должен быть выработан конкретный план по реализации задуманного (четкие тактические задачи на каждый день)

2. Цель поставлена, движемся дальше.  Стоит определиться с выставочной площадью и сопоставить цены на аренду квадратных метров и их обустройство с вашим бюджетом. Кроме того, немаловажное значение имеет местонахождение этих квадратных метров. Как правило, наилучшие места расположены на углах, на пересечении людских потоков. Не стремитесь быть в самом начале у входа, т.к. часто люди начинают просмотр на выставке не с начала, а идут сразу в центр движения.

3. Выбрали место, оплатили участие в выставке. Теперь дело за выставочным стендом. Каким он будет? Здесь всегда есть варианты выбора. Самый простой способ – взять в аренду готовое выставочное оборудование и не придумывать велосипед.  А если участие в выставках для вас не редкость – то лучше купить такое оборудование (значительно сэкономите в долгосрочном периоде).  Большинство оборудования имеет модульный принцип построения, таким образом вы покупаете конструктор и дальше все зависит от вашей фантазии.  Если стоит задача – выделиться и быть не такими как все, то здесь стоит подумать о строительстве собственного выставочного стенда.  Здесь советую не экспериментировать (особенно если время поджимает), а обратиться в профессиональную компанию, которая разработает дизайн-проект выставочного стенда и поможет воплотить его в реальности. Заплатив деньги, вы снимете с себя массу головной боли и избежите неприятных сюрпризов в дальнейшем, связанных с незнанием чего-либо.

4. Со стендом определись. Пора подумать о презентации компании (продукции, услуг) во время выставки. Время обращаться к профессиональным дизайнерам и заказывать полиграфию.  Четко сформулируйте задачу – что должно быть в ваших буклетах? Какие конкурентные преимущества будут освещены?  Что и кому вы планируете вручать на выставке? Не забудьте о визитках, листовках для массового распространения и о буклетах или каталогах для особо заинтересованных лиц.  Имейте ввиду, что разработка качественного дизайна занимает не одну неделю, а еще неделю-две нужно уделить доработке мелочей и исправлениям (но лучше продумать все сразу), и конечно же – оставить время для печати всей этой полиграфии в типографии.

5. Полиграфия – это хорошо. Что еще может быть вещественным свидетельством о посещении вашего стенда на выставке? Конечно же, это приятные и полезные сувениры с напоминанием о вашей компании или торговой марке.  Полезными сувенирами на выставке могут быть: фирменная ручка и блокнот от вашей компании, брелок или магнит на холодильник, диск с каталогом продукции и яркой презентацией продукции, любой другой сувенир. Упакуйте рекламные сувениры в ваш фирменный пакет. Придумайте еще что-нибудь оригинальное, чего обычно не дарят ваши конкуренты. Таким образом шансы выделиться на выставке и запомниться возрастают.

Подумайте и над VIP сувенирами для дорогих и важных для вас гостей. Дешевой ручкой и блокнотом их не удивишь. Здесь придется снова подумать, а лучше переложить эту задачу на сувенирную компанию. Помните, что подготовка сувениров (особенно индивидуальных под заказ) может занять не один месяц. Поэтому не затягивайте и готовьте подобные вещи к выставке заранее.

6. Полиграфия напечатана. Сувенирная продукция готова. Что дальше?  Хорошим тоном считается персональное приглашение ваших партнеров на выставочный стенд компании. Не поленитесь сделать индивидуальные пригласительные открытки и отправить их заранее по почте с указанием сроков проведения выставки и вашего местанахождения в выставочном павильоне.  Ваши партнеры будут приятно удивлены таким подходом и поставят вам очередной плюсик.

7. Помните о самом важном: к выставке нужно начинать готовиться как минимум за два месяца до ее начала.  Делать все нужно без спешки и суеты дабы избежать неприятных сюрпризов в дальнейшем. От этого еще и денежный выигрыш – не нужно будет переплачивать за срочные работы для вашей компании. Если до выставки осталось пару недель, а у вас еще ничего не готово – то лучше откажитесь от участия в такой выставке и начинайте уже сейчас готовиться к следующей.

Успешной вам подготовки!